Як Jooble за допомогою UniTalk скоротив час першого контакту з кандидатом до 2–3 хвилин

У рекрутингу перемагає швидкість.

Кандидат залишає заявку, і саме в цей момент його інтерес до вакансії на піку. Він може розглядати кілька пропозицій одночасно, тому кілька годин очікування вже можуть мати значення.

Для команди Ready2Recruit це була щоденна задача. Нові кандидати постійно надходили, і з кожним потрібно було зв’язатися якомога швидше. Але швидкість роботи команди має фізичну межу. Люди не можуть одночасно обробити весь потік контактів.

Саме з цього почалася історія автоматизації першого контакту в Jooble.

Окремий напрям компанії, Ready2Recruit, допомагає бізнесам із первинним пошуком кандидатів. Команда отримує запит від роботодавця, знаходить потенційних кандидатів у власній базі, контактує з ними та передає клієнту відібрані контакти.

Основний напрям Ready2Recruit, пошук працівників на позиції, де роботодавці активно конкурують за людей, готових вийти на роботу.

Тому питання було не просто в тому, скільки кандидатів команда може опрацювати. Важливо було, наскільки швидко кандидат отримає перший дзвінок після появи в базі.

На перший погляд, рішення могло здаватися простим: якщо кандидатів стає більше, потрібно більше людей для дзвінків.

Але для Ready2Recruit це не працювало як універсальна відповідь. Кількість запитів від роботодавців змінюється, а навантаження на команду може зростати через відпустки, лікарняні чи інші обставини.

До того ж сама задача була досить механічною. Потрібно швидко зв’язатися з великою кількістю кандидатів, поставити базові запитання, зрозуміти, чи підходить людина, і передати результат далі.

Тому команда шукала спосіб збільшити швидкість першого контакту без постійного розширення штату.

Перед вибором рішення Jooble розглянули близько 15 варіантів для контакт-центру.

Зрештою обрали UniTalk.

Першим кроком став Предиктивний обдзвін.

Він автоматично телефонує за базою кандидатів і з’єднує оператора лише з тими, хто відповів.

Здавалося б, це невелика зміна. Але вона прибирає з роботи менеджера ручний набір номерів і очікування з’єднання. Людина підключається тоді, коли на іншому боці вже є кандидат.

Так команда автоматизувала першу, найбільш повторювану частину процесу.

Наступним кроком став голосовий робот.

Він бере на себе першу розмову з кандидатом і допомагає відсіяти тих, хто вже не шукає роботу або не відповідає базовим критеріям.

Менеджеру залишаються контакти кандидатів, з якими є сенс продовжувати роботу.

Наступний етап був уже іншим за рівнем автоматизації.

Голосовий AI-агент не просто телефонує кандидату та ставить заздалегідь задані запитання. Він веде діалог, реагує на відповіді, ставить кваліфікаційні запитання та фіксує результат розмови.

Тобто автоматизованим став уже не тільки дзвінок, а сам процес первинної комунікації.

Тут почалася найцікавіша частина.

Підключити AI-агента недостатньо, щоб він одразу почав ідеально спілкуватися з кандидатами. Команді Jooble разом із UniTalk довелося тестувати сценарії, допрацьовувати скрипти, аналізувати діалоги та змінювати логіку роботи агента.

Фактично AI проходив той самий шлях, що й новий співробітник. Йому потрібно було пояснити процес, перевірити, як він поводиться в різних ситуаціях, і поступово відшліфувати роботу.

Саме тому співпраця з UniTalk для Jooble вийшла за межі звичайного підключення сервісу.

Окремим завданням стала природність розмови.

AI-агент отримав ім’я Дарина. Команда працювала не тільки над тим, що вона говорить, а й над тим, як саме вона це говорить.

Налаштовували акценти, паузи, темп, інтонацію, дихання. Навіть працювали з легким фоновим шумом, щоб голос не звучав надто стерильно.

Іноді результат таких налаштувань найкраще видно не в цифрах, а в реакції людини на іншому боці слухавки:

Коли первинна комунікація перестала залежати тільки від ручної роботи команди, автоматизація почала працювати вже на масштабі всього процесу.

Щомісяця Ready2Recruit працює зі 150 000–250 000 наборами та 12 000–32 000 унікальних кандидатів.

Із цього потоку 120–360 кандидатів щомісяця відбираються для подальшої роботи з клієнтами.

За такого обсягу навіть кілька хвилин на одну повторювану дію перетворюються на значний ресурс команди.

Тому для Jooble було важливо автоматизувати саме ті етапи, де участь людини не була обов’язковою.

Один із прикладів добре показує, навіщо тут взагалі потрібна швидкість.

Одному з клієнтів Jooble потрібно було швидко закрити вакансії в кількох населених пунктах поблизу Києва.

Голосовий AI-агент обдзвонив кандидатів у цих населених пунктах і за два дні допоміг знайти 20 людей, які відповідали умовам вакансій.

У рекрутингу важливо не тільки додзвонитися. Після розмови потрібно зрозуміти, що саме відбулося: чи зацікавлений кандидат, чи відповідає він умовам вакансії, чи потрібно передати його менеджеру.

Тому наступним питанням було: як не повернути ручну роботу вже на етапі аналізу дзвінків?

Разом із Голосовим AI-агентом Jooble використовує Мовну аналітику. Вона допомагає автоматично аналізувати розмови та класифікувати кандидатів.

За даними кейсу, близько 80% відповідних кандидатів класифікуються автоматично, без ручного прослуховування дзвінків.

Так автоматизація охоплює не тільки сам дзвінок, а й подальшу роботу з його результатом.

Для Ready2Recruit автоматизація була потрібна насамперед для первинного етапу роботи з кандидатами.

Голосовий AI-агент бере на себе дзвінки, первинну кваліфікацію та фіксацію результату розмови. Завдяки цьому команда може працювати з великим потоком кандидатів без такого обсягу ручної роботи.

На практиці автоматизація дозволила скоротити участь людей саме в тих етапах, де вона була найбільш повторюваною: у первинному обдзвоні та кваліфікації кандидатів.

Це дало змогу перебудувати сам процес роботи Ready2Recruit і значно пришвидшити перший контакт із кандидатом.

Головна зміна для Jooble, швидкість першого контакту.

Замість наступного робочого дня кандидат може отримати перший дзвінок через 2–3 хвилини.

При цьому швидкість, лише частина результату. Автоматизація охопила весь первинний процес: від набору номера та першої розмови до кваліфікації кандидата й аналізу результату.

А різниця в швидкості має практичне значення: за даними Jooble, різниця в ймовірності відповіді залежно від того, наскільки швидко відбувається перший дзвінок, перевищує 20%.

Для процесу, де важливо встигнути зв’язатися з кандидатом у момент його найвищого інтересу, це вже не просто зручність.

Історія Jooble не про те, що AI просто почав телефонувати кандидатам замість людей.

Команда послідовно автоматизувала процес: спочатку набір номерів, потім первинну голосову комунікацію, а далі, повноцінний діалог із кандидатом та аналіз результатів.

При цьому сам AI теж довелося адаптувати до реального процесу: тестувати сценарії, аналізувати розмови та допрацьовувати логіку.

У результаті час першого контакту скоротився до 2–3 хвилин, а команда отримала інструмент, який допомагає працювати з великим потоком кандидатів без пропорційного збільшення ручної роботи.

Голосовий AI-агент UniTalk може автоматично телефонувати кандидатам, проводити первинну кваліфікацію та фіксувати результат розмови.

Замовте демонстрацію і подивіться, як такий сценарій може працювати у вашому процесі.